(網經社訊)摘要：越來越多的企業(yè)關注采購成本管理在市場競爭中的重要作用，其中辦公用品采購屬于非生產性物料采購，也是企業(yè)成本支出中的重要組成部分。本文對世界500強制造企業(yè)中國分公司辦公用品采購模式由線下采購到B2B線上采購平臺的搭建為例，對B2B模式下辦公用品采購管理進行探討。
1832年查爾斯·巴比奇最早認識到采購工作的重要性，20世紀初隨著工業(yè)化進程的發(fā)展，汽車、鐵路等大型制造企業(yè)的出現(xiàn)，人們對優(yōu)秀的采購人員需求和物料專業(yè)更加關注，使得采購流程和采購理論得到了快速發(fā)展。20世紀70年代中期，準時化生產管理模式風靡全球，在產品生產質量和制造成本方面提出了更高的要求，采購是實現(xiàn)準時化生產的基礎。90年代中期，企業(yè)普遍具有加強采購管理的意識，以保證生產、降低成本和不必要的浪費。如今，更多的企業(yè)著眼于對非生產性物料的采購管理，降低生產中的隱性成本，提升市場競爭能力。辦公用品是非生產性物料采購的重要組成部分，本文主要通過世界500強制造企業(yè)中國分公司對辦公用品采購模式介紹，以及方式由線下采購到B2B線上采購的變更，分析供應商變更過程中所出現(xiàn)的問題以及提出相應的對策，以期對企業(yè)基于B2B模式下辦公用品采購管理提供參考。
1 辦公用品采購方式
辦公用品采購所包含的內容根據(jù)企業(yè)性質有所不同，一般是指文具用品、辦公耗材、日雜百貨、IT設備等，既包括簽字筆、文件袋、復印紙、打印紙等低值易耗品，也包括顯示屏、投影儀、打印機等價值較高的物品[1]。辦公用品采購成本的可控性低，該外資企業(yè)的DL獨資子公司在2018年辦公耗材和文具用品的支出己達20余萬。鑒于辦公用品的采購頻率和需求重復性高等特點，一般企業(yè)都會采取集中采購的模式進行采購。
辦公用品的集中采購能夠使日常辦公用品透明化，便于采購部門進行采購工作，盡量統(tǒng)一企業(yè)內部辦公用品的質量和避免重復的人力、物力及財力的損耗。
2 DL公司辦公用品采購現(xiàn)狀
2.1 供應商的選擇
DL公司在2019年之前辦公用品采購主要是線下進行，根據(jù)總公司對供應商的篩選和評定，確定為公司所在地一家民營公司為該公司辦公用品的供應商。這家公司主營辦公用品、部分電子產品，能夠滿足該公司正常的辦公需求。2019年，DL公司將辦公用品的供應商更換為某互聯(lián)網平臺，搭建線上采購平臺進行采購。
2.2 采購流程
辦公用品的采購由公司非生產性物料采購部門的采購專員負責，在更換供應商之前，辦公用品的采購流程與其他非生產性物料需求采購的流程基本相同。各部門需要采購辦公用品時，由部門助理統(tǒng)計各部門所需的辦公用品類別、型號和數(shù)量。由部門助理在公司內部管理系統(tǒng)提交申請，系統(tǒng)根據(jù)訂單的金額及部門成本中心向審批人（部門經理、負責辦公用品的采購專員）發(fā)送郵件，提醒審批人員對訂單進行審批，訂單完成審批后由采購專員在系統(tǒng)生成訂單并發(fā)送訂單到供應商接收訂單的郵箱。供應商在接收到訂單后對訂單內容進行確認，向采購部的公共郵箱發(fā)送訂單確認的郵件以保證訂單金額和交期，安排發(fā)貨。
2019年在更換供應商，采取B2B模式采購辦公用品后，IT部門在公司內部管理系統(tǒng)中上線辦公用品購物平臺。各部門計劃采購辦公用品時需部門助理統(tǒng)一在購物平臺中自助將所需辦公用品加入購物車，生成購物清單后系統(tǒng)生成申請到審批人處審批，審批通過后系統(tǒng)自動下單，等候供應商安排送貨。兩種采購模式相比較，線上辦公用品采購具有以下特點：
第一，采購流程簡化。采用B2B模式進行辦公用品采購后流程更加簡化，在審批完成后直接下達到供應商，減少了供應商確認訂單和采購專員生成訂單的過程，避免了在生成訂單的過程中發(fā)生型號或數(shù)量的錯誤而耽誤物品的交期。當部門需要較為特殊的辦公用品時，線下采購模式，需要采購專員向辦公用品供應商進行比價，與部門助理進行確認后進行訂單的處理。采用線上采購平臺后采購專員需要將工作重心放到與供應商溝通和協(xié)定合同上，通過統(tǒng)計過去幾年公司購買頻率較高的辦公用品型號并提交清單給供應商，保證常用物品的線上庫存，以及更新線上的產品。
第二，物品交期縮短。本地供應商在接收到訂單后，首先需要對訂單內容進行確認，然后再進行配貨和送貨。由于同屬一地，供應商選擇自行配送到公司的辦公區(qū)。當出現(xiàn)訂單中的某項產品缺貨且需求者沒有加急的情況下，為降低銷售成本供應商會選擇等待訂單中商品全部配齊后送貨。線上采購平臺的供應商具有自營物流和配送中心，訂單物品能夠滿足隔日到達，縮短了物品的交期。
第三，需求物品可視化。采用B2B線上購物平臺，需求者能夠更加直觀地選擇所需要的辦公用品，網頁中具備詳細的物品介紹以便需求者判斷是否符合要求，相同品類的產品更加豐富，需求者可以根據(jù)自己需要進行比對和選擇，相較于之前部門助理可以選擇的產品更加豐富。為了避免在進行選擇時誤選價格更高的相似產品，采購部門在更換供應商之前，對往年辦公用品采購清單進行整理，列出常用品的購買清單。這個清單包含大部分的文具用品和常用的電子產品的商品編號，部門助理在線上購買時搜索清單中的商品編號即可快速尋找到所需產品。
3 DL公司線上辦公用品采購存在的問題及對策
DL公司各部門辦公用品的采購需求一般是按季度提出，線上辦公用品采購平臺投入使用五個月左右，在新采購方式上線后，調研發(fā)現(xiàn)以下問題：
第一，系統(tǒng)穩(wěn)定性問題。部門助理在使用線上辦公用品購物平臺時反映，系統(tǒng)穩(wěn)定性稍差，存在閃退的現(xiàn)象，甚至造成數(shù)據(jù)丟失。
第二，線上購物平臺互動性不強。企業(yè)辦公用品采購平臺與個人在電商平臺購物不同，企業(yè)辦公用品采購平臺缺少客服人員，當產品描述不清晰或缺貨狀態(tài)時，需求者不能夠進行確認和提醒供應商補貨。
第三，線上購物平臺檢索準確性不高。對于產品型號確定和商品編號己知的產品，部門助理在進行搜索時是十分便捷和準確的。當缺少同品牌同型號的產品時，部門助理需要通過一定產品描述進行產品搜索，但搜索結果的匹配程度不是很高。
第四，線上購物平臺產品購買數(shù)量限制。當部門需求量大于供應商存貨時，部門助理需要補提需求進行二次購買，產生重復工作的浪費。當部門需求數(shù)量小于供應商可下單數(shù)量時，比如筆記本、文件袋等文具用品單件是不滿足下單要求的，只能購買大于需求量的辦公用品。
針對于上述線上辦公用品采購存在的問題，筆者提出對策和建議如下：
第一，系統(tǒng)穩(wěn)定性的問題，需要DL公司IT部門與供應商共同解決，提高線上購物平臺與企業(yè)管理信息系統(tǒng)的匹配度。IT部門指派相應的負責人，負責定期調試系統(tǒng)并收集線上購物平臺使用過程中出現(xiàn)的問題，進行匯總并解決，為系統(tǒng)的穩(wěn)定運行提供技術支持。
第二，供應商未在B2B業(yè)務中安排線上客服人員，當產品出現(xiàn)需要補貨或更新產品目錄時，需要采購專員與負責相應業(yè)務的供應商進行線下溝通，供應商接到采購專員反饋后再進行線上操作。除建議供應商在B2B平臺上安排客服人員外，采購專員需要定期更新常購買辦公用品的產品清單，并與供應商協(xié)調備足這些常用品牌和型號的辦公用品。
第三，采購專員與供應商進行線下溝通到產品補貨的時間是不確定的，增加了需求不能及時滿足的風險，因此部門助理需要合理計劃本部門辦公用品的采購數(shù)量和周期以應對供應商不能滿足需求的特殊情況。
線上辦公用品采購平臺檢索準確率不高，一方面需要IT部門的支持，使線上購物平臺更加智能化和人性化;另一方面，采購部門可以對提交申請的部門助理進行培訓或遠程指導，提高部門助理操作線上采購平臺的熟練程度。當部門助理檢索不到需求產品時，及時與采購專員聯(lián)系要求供應商上線所需產品。
第四，當部門需求數(shù)量大于存貨數(shù)量時，部門助理需要聯(lián)系采購專員以便要求供應商及時補貨。當所需產品需要一次性購買檔次需求數(shù)量時，首先判斷這個產品的消耗速度，若是消耗速度較快的簽字筆、便利貼等，可以按照供應商要求購買量進行采購;若是消耗速度較慢的文件袋、橡皮等，需要通過比價查詢是否存在可替代的無最低購買量的不同品牌相似產品進行采購。
4 82B辦公用品采購模式優(yōu)勢分析
隨著企業(yè)注重信息化建設和管理信息系統(tǒng)的使用，越來越多的企業(yè)選擇應用B2B商業(yè)平臺進行采購。B2B集中采購平臺有助于企業(yè)內部和企業(yè)之間的聯(lián)合采購、訂購，實現(xiàn)信息流、資金流、商流有機的結合[2]。盡管在傳統(tǒng)集中采購模式向B2B電商平臺集中采購過渡的過程中存在一定的問題，仍然不能否定B2B電商平臺集中采購辦公用品具有傳統(tǒng)集中采購模式不具有的優(yōu)勢和價值。
第一，減少交易環(huán)節(jié)，提高交易效率。應用B2B電商平臺進行辦公用品的采購可以減少采購比價和議價的次數(shù)。
第二，豐富產品類目，降低采購成本。線上采購平臺的辦公用品品牌和型號更加豐富，為需求者提供更多選擇。同時，線上采購平臺進行常用辦公用品的采購更具價格優(yōu)勢，長期采用這樣的采購模式將大大降低辦公成本。
第三，采購流程透明化，提供審計便利。通過部門助理在線上采購平臺自助選擇所需的辦公用品，價格和產品信息都是透明的，提高采購流程的透明化。部門助理每次需求的產品、數(shù)量和總金額會在其賬號中保留，為其制定辦公用品需求計劃提供依據(jù)。線上辦公用品采購有助于公司管理人員和審計人員對采購流程進行實時監(jiān)控，有助于實現(xiàn)采購過程的控制，提高公司對非生產物料采購的管理和監(jiān)督。
第四，實時了解庫存信息，減少信息反饋時間。線上辦公用品采購平臺供應商的庫存信息能夠隨時被需求者查詢到，減少了傳統(tǒng)集中采購辦公用品需要提交需求后由采購專員反饋供應商庫存信息，若缺少需求產品，再次提交需求的過程。需求者可以自行得到線上辦公用品采購品臺的產品庫存信息，選擇可替代產品等方式變更采購計劃。
參考文獻：
[1]季永偉.面向大型企業(yè)的辦公用品合約采購管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].吉林大學，2018.
[2]楊昌玉.基于電商B2B的供應鏈集中采購模式探索[J].商業(yè)經濟研究，2018 （6）：82- 84.（來源：管理觀察雜志 文/宋永昕 李燕 編選：網經社）
